De cloud in de kleine onderneming (bijgewerkt 8 juli 2017)
Al jaren is de Cloud het buzz-woord bij uitstek. Je moet naar de Cloud, of je wilt of niet. Maar geldt dat ook voor uw bedrijf, en welke mogelijkheden zijn er?
De Cloud is een verzamelnaam van heel wat technologieën die vaak door elkaar gehusseld worden. De Cloud wordt meestal opgedeeld in SaaS (software as a service) PaaS (platform as a service) of IaaS (infrastructure as a service).
- Voorbeelden van SaaS zijn onder andere ons boekhoud- en facturatieprogramma Venice, die in de cloud wordt aangeboden. Ook Office 365 is een softwaredienst in de cloud, maar bijvoorbeeld ook backup in de Cloud hoort hierbij.
- Met PaaS heeft U een virtuele PC of server met een besturingssysteem (bvb. Windows) in de cloud. U kunt dan met een computer, notebook, tablet of zelfs smartphone een volledige Windows-computer overnemen, een beetje zoals je nu misschien al doet met Remote Desktop.
- IaaS tenslotte betekent dat de volledige IT infrastructuur in de Cloud wordt geplaatst, dus servers, virtuele desktops, opslag, switches enzovoort. Een voorbeeld hiervan is Azure van Microsoft.
Laten we even de Cloud diensten die voor onze klanten interessant zijn, onder de loep nemen.
e-mail in de cloud 
Waarschijnlijk gebruik je dit nu al. Office 365 met z’n Exchange en zelfs de webmail van Telenet of Proximus zijn Cloud-platformen voor e-mail. Het gemak van vooral Office 365 is voor elke KMO van onschatbare waarde. Volledig gesynchroniseerde in- en uitbox en agenda op PC, smartphone en tablet. Wie kan nog zonder?
KMO’s hebben hierdoor geen eigen mailserver meer nodig, iets wat Microsoft in de hand heeft gewerkt door het schrappen van hun Small Business Server versies.
Bestanden in de cloud 
Ook hier maak je waarschijnlijk al gebruik van. Onedrive, Dropbox, … zijn maar enkele van de diensten. Ook Office 365 is zo’n service.
In het Office 365 abonnement voor bedrijven zit een Onedrive opslag van 1Tb inbegrepen. Daarnaast biedt Office 365 ook een Sharepoint in de cloud, waar je onder andere ook documenten kunt bewaren en delen. In zowel Ondrive als Sharepoint is het bovendien mogelijk om Word en Excel bestanden te bewerken volledig in de cloud. Da’s handig als je een document wilt lezen en bewerken op een tablet of smartphone waar geen Office op zit.
Heb ik voor mijn bestanden dan nog een eigen lokale server nodig? Dat hangt er vanaf. Als alle medewerkers hoofdzakelijk van op kantoor werken, is een lokale opslag nog steeds de beste en snelste oplossing. Het kan namelijk frustrerend zijn om een 100-pagina’s tellend verslag te moeten downloaden en na bewerking terug te moeten uploaden, vooral indien de internetverbinding niet zo snel is. Werken de medewerkers veel buiten het kantoor? Dan zijn bestanden in de Cloud zeker het overwegen waard.
Programma’s in de cloud 
Veel software-producenten bieden hun programma’s aan als een cloudservice. Ook ons facturatie- en boekhoudprogramma Venice van Unit4 C-Logic. Voordeel van deze manier van werken: geen eigen server meer nodig, steeds de laatste versie van het programma, werken van op elke locatie en vanop elk toestel. Of je nu een computer, notebook, tablet of zelfs smartphone gebruikt, het programma in de cloud is steeds bereikbaar.
Er zijn echter ook nadelen: geen internet-verbinding betekent dat je niet aan je gegevens kunt. Bij een internetpanne kan iedereen natuurlijk naar huis gaan en van daaruit verder werken. Je kunt ook een tweede internetverbinding (bijvoorbeeld Coax en VDSL) bijnemen als backup-lijn.
Volledige server in de cloud 
In Microsoft Azure kan je volledige servers in de cloud plaatsen. Je kunt je eigen server ook synchroniseren met een virtuele server op het Azure netwerk. Allemaal prachtige technologieën, waar jammer genoeg ook een prijskaartje aan hangt. Natuurlijk, je mag de prijs van het abonnement voor de server in de cloud niet zomaar vergelijken met de prijs van een on-premise server. Bij je eigen server moet je namelijk ook nog een hele boel verdoken kosten bij rekenen. Denk maar aan het elektriciteisverbruik, de prijs van de eventuele koeling, de plaats die de server inneemt, enz.
Momenteel vinden wij een server in de cloud vooral nuttig voor bedrijven met meerdere vestigingen, of bedrijven waar de werknemers meestal niet op kantoor werken.
Backup in de cloud 
Iedereen is er van overtuigd dat een goede backup noodzakelijk is. Het voordeel van een cloudbackup wordt duidelijk bij inbraak en diefstal, maar ook bij bvb. brand. Omdat de backup op een andere locatie wordt bewaard, zijn je gegevens veilig.
Je kunt een backup van je gegevens maken, maar ook van een volledige (virtuele) machine. Daarnaast kan je de backup van je virtuele machine instellen zodat er een synchronisatie bestaat tussen de eigenlijke server op kantoor, en de virtuele server in de cloud. Bij panne aan de eigen server kan dan tijdelijk overgeschakeld worden naar de cloudserver.
Een backup in de cloud heeft echter ook nadelen: als een grote hoeveelheid data teruggezet moet worden over een niet zo snelle internetverbinding, kan dit wel een tijdje duren. Vandaar dat wij ook nog steeds een lokale backup blijven aanraden.
