Paperless Office

De droom van veel ondernemers: een papierloos kantoor

Heel wat ondernemingen zijn op zoek naar een manier om documenten te digitaliseren en op een eenvoudige manier terug vindbaar te maken.  De oplossing hiervoor is een Document Management Systeem.

Wat doet een Document Management Systeem?

Document Management Systemen zijn er in vele soorten en smaken.

In z’n meest eenvoudige vorm zal een DMS de documenten doorzoekbaar maken (OCR), en opslaan in een systeem met extra ’tags’ zoals datum van creatie, auteur, archiveringsdatum, versienummer, omschrijving, wijzigingshistorie, informatie over door wie het document is geraadpleegd, enzovoort.  Documenten hoeven trouwens niet beperkt te blijven tot Word- en Excelbestanden, ook geluidsfragmenten, mails, foto’s en filmpjes kunnen in het Document Management Systeem opgenomen worden.  Door de extra ’tags’ wordt terugvinden en combineren van de documenten heel eenvoudig.
Veel van deze functies zijn trouwens reeds geïntegreerd in SharePoint, onderdeel van Office 365 Business.

Een stap verder kan het Document Management Systeem geïntegreerd worden met andere software.  Een voorbeeld hiervan is het scannen van inkomende facturen, en het (semi)-automatisch boeken van die facturen.

Kan het niet wat simpeler?

Voor veel kleine ondernemingen is een volwaardig Document Management Systeem te uitgebreid.  Zij willen meestal maar een beperkt aantal functies.  Soms volstaat het zelfs om de gescande documenten automatisch in de correcte map te plaatsen.  Ook hiervoor hebben wij een gepaste en betaalbare oplossing.