Microsoft Office 365 Teams

Zo’n twee jaar geleden lanceerde Microsoft ‘Teams‘, een digitale plaats waar werknemers kunnen samenwerken.

In deze blog ga ik iets dieper in op de mogelijkheden van Teams.


M.O.E.

Aan de hand van de KMO Marc’s Office Equipment (kortweg M.O.E. 😊) schets ik hoe Teams kan gebruikt worden.

 

Start met Teams

M.O.E. heeft drie afdelingen: aankoop, verkoop en service. Voor elke afdeling maken we een Team aan. We maken ook nog een extra Team ‘Directie’ aan. De eigenaar van de zaak zal lid zijn van alle groepen, Jef de technieker zal enkel lid zijn van het Team ‘service’ . De andere werknemers zullen eveneens lid worden van één of meerdere Teams.

Onder elk team kunnen verschillende kanalen worden aangemaakt. Bij het team ‘Directie’ is dit bijvoorbeeld een kanaal ‘Leveranciers’, ‘Klanten’ en ‘Interne Zaken’. Elk team krijgt automatisch ook een kanaal ‘Algemeen’ . Je kunt de kanalen altijd zichtbaar houden door ze als favorieten aan te maken.
Het team ‘Directie’ ziet er ondertussen zo uit:

 

Het Teams scherm

Laten we even nader kennismaken met het Teams scherm

De uiterst linkse kolom toont de pictogrammen die een overzicht bieden over alle verschillende teamsites.

Klik je bijvoorbeeld op ‘Activiteit’, dan zie je een overzicht van alle chats, documenten, … van alle teamsites.

Klik je op ‘Chat’ dan kan je een gesprek starten met één van je collega’s

Klik je op Teams, dan zie alle beschikbare teams met hun verschillende kanalen.

Het icoontje ‘bestanden’ is eigenlijk een snelkoppeling naar je eigen Onedrive for Business.

 

Team van MOE

Terug naar MOE.
Stel, een klant heeft gebeld met een vraag over een bestelling. Je moet dit navragen bij een collega.
In het klassieke werkpatroon stuur je dan een mail, je collega beantwoordt die mail, jij vraagt nog verduidelijking, enz.

Dat kan eenvoudiger:  start in Teams gewoon een gesprek met die collega.

We klikken op Teams, selecteren een Team, en een kanaal. In dit geval het team Directie en het kanaal Klanten.
Klik op het tabblad ‘Gesprekken’ .

Onderaan het scherm kan je nu een chat starten met je collega.  Wil je een specifieke collega vermelden, type dan @naam_van_collega. Je kunt ook een afbeelding plaatsen of een vergadering starten. Vergadering is eigenlijk niks anders dan een Skype-sessie tussen twee of meerdere personen. Opgelet: momenteel is vergadering (nog) niet beschikbaar op tablet of smartphone.

 

Teams en Documenten

Eén van de meest gebruikte functies van Office 365 blijft het delen van documenten. Dit kan ook in Teams. Klik daarvoor op het tabblad ‘Bestanden’.

Hier kan je bestanden delen met het team. Je kunt de documenten ook weergeven in SharePoint. Als je dat doet, dan is het mogelijk om de documenten te synchroniseren met je eigen computer, net zoals je doet met Onedrive for Business.
De bestanden die je hier aanmaakt, kunnen online geopend en bewerkt worden, zelfs met meerdere personen tegelijkertijd. Je kunt hier ook een gesprek starten.

 

Teams en Wiki

Een volgende tab die in elk kanaal aanwezig is, is ‘Wiki’ . Wiki is een slimme tekst-editor en communicatiemachine. Je kunt teksten schrijven en bijvullen.
Schrijf je in de tekst @naam_collega , dan krijgt die collega op z’n teampagina een notificatie (een rood tekentje naast het kanaal) om aan te duiden dat hij genoemd is in een wiki-tekst.
Je kunt ook vanuit de wiki-pagina op het kleine icoontje ‘sectiegesprek’ klikken, en zo een chat of vergadering starten.

 

Nog meer tabs

Naast deze drie standaard tabs kan je nog oneindig veel andere tabbladen toevoegen door op het plus-teken te klikken.

 

Teams, overal en altijd, op elk toestel

Je kunt Teams op verschillende manieren gebruiken: gewoon op een computer in de webbrowser, en als App op een computer, tablet of smartphone. Zo heb je Teams altijd bij de hand.

Laten we even dieper ingaan op het gebruik van Teams op een smartphone. Alle bovenstaande functies zijn beschikbaar, maar één van de dingen die het meest gebruikt wordt is foto’s naar het Team zenden. Dat kan op twee manieren:
– Neem je foto met je gewone foto-app. Selecteer daarna de foto in de fotolijst en deel deze foto op de teamsite
– Ga eerst naar de Team-app. Start een nieuwe chat en selecteer het foto-icoontje. Hier kan je kiezen om een foto uit de bibliotheek te uploaden, of rechtstreeks een foto te nemen met de foto-app.

 

Zelf aan de slag

Wil je zelf aan de slag met Teams?  Surf naar je Office 365 portaal en ga van daaruit naar Teams.

Meer informatie over Microsoft Teams op onderstaande website:
https://www.SuccessWithTeams.com
een introductievideo kunt U hier bekijken:
https://youtu.be/7oej3xIQy-Y

Wil je meer informatie over Office 365?  Vul dan onderstaand formulier in.